Manajemen Dan Organisasi

I.            Manajemen

1.      Pengertian dan Peranan Manajemen

Management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui dan dipelajari oleh organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti, pengetahuan bersama, peningkatan kinerja,  keunggulan kompetitif atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.
Menurut Nickles, McHugh, 1977, manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan oganisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengarahan dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya. .

Dapat disimpulkan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :

1)      Perencanaan                                                  4)   Pengkoordinasian

2)      Pengorganisasian                                           5)   Pengawasan

3)      Pengarahan

http//:shvoong.com

2.      LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

● Gerakan Manajemen Ilmiah

Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produksivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi. Sebelum 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor ( 1856-1915) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.

Beberapa tahun sebelumnya Taylor, Henry Fayol (1841-1945) telah menjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di Prancis. Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principles of Scientific Management. Taylor juga mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah, yaitu :

Prinsip 1          : Semua pekerjaan yang dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan  satu  cara  terbaik untuk menyelesaikannya.

Prinsip 2          : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

Prinsip 3          : Kita dapat menjamin  bahwa  cara  terbaik  tersebut  diikuti  dengan  menggaji  pemegang  jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

Prinsip 4          : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.

3.      Fungsi dan Proses Manajemen

A.      Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:

1)      Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2)      Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3)      Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha

Fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

a.      Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi.

b.      Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

c.       Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :

·      Mengambil keputusan

·      Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.

·      Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.

·      Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

d.      Directing/Commanding
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

e.      Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

f.        Coordinating
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

g.      Controlling
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

h.      Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

i.        Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

j.        Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

k.       Tool of Management

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.

B.      Proses Manajemen

Pengertian dari proses manajemen adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang terus menerus dimana manajer terlibat sewaktu mereka merencana, mengorganisasi, mengarahkan, mengkordinasi dan mengawasi. Sehingga dalam melakukan tindak manajemen (managing) akan dilalui tahapan dan proses tersebut.

http://elqorni.wordpress.com/2009/03/15/pengertian-manajemen-dan-fungsi-fungsinya-definition-and-functions-of-management/

4.      Ciri-ciri Manajer Profesional

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi. Ciri dari seorang manajer professional (Henry Mintzberg) adalah peran antar pribadi, yaitu melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang kedua adalah peran informasional, meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. Yang ketiga adalah peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding. Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

5.      Ketrampilan Manajemen yang Dibutuhkan

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan dasar yang diperlukan seorang manajer adalah:

1)      Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2)      Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3)      Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan        dasar yang perlu dimiliki seorang manajer, yaitu:

a)      Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

b)      Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

II.            ORGANISASI

1.        Definisi Organisasi

Organisasi merupakan suatu proses dari kegiatan yang tersusun atas interaksi orang-orang di dalamnya untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi diringkas dalam tiga elemen utama adalah sebagai berikut:

a. Interaksi manusia

b. Kegiatan yang mengarah pada tujuan

c. Struktur organisasi itu sendiri

2.        Pentingnya Mengenal Organisasi

Secara langsung ataupun tidak langsung kita sering menjumpai organisasi-organisasi, bahkan turut ambil bagian dalam penyelenggaraan organisasi tersebut. Sebagai contoh kita (sebagai salah satu ciri dari makhluk sosial) selalu berkaitan dan diakrabkan dengan organisasi-organisasi, mulai dari tim olah raga (organisasi sosial), kelompok keagaamaan, kelompok belajar (komunitas), dan sebagainya. Perusahaan kecil, dalam fungsi pengorganisasian sederhana, contohnya adalah toko kelontong. Interaksi yang terjadi dalam organisasi tersebut adalah manajer-pemilik toko mempekerjakan beberapa orang; melayani pembeli, membersihkan, mengatur barang, serta menjaga toko.

3.      Bentuk-bentuk Organisasi

Organisasi memiliki beberapa bentuk adalah sebagai berikut:

a.         Organisasi Lini

Garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikalantara atasan dan bawahan. Organisasi ini memiliki ciri:

ü  Jumlah karyawannya yang sedikit.

ü  Manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana.

ü  Sarana dan alatnya terbatas.

ü  Relasi atasan dan bawahan bersifat langsung.

ü  Pada bentuk lini perusahaan perseorangan, pemilik perusahaannya adalah top manager.

b.         Organisasi Fungsional

Wewenang dari pimpinan tertinggi dapat dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Organisasi ini memiliki ciri:

- Organisasi relatif kecil.

- Terdapat kelompok kerja staf ahli.

- Terdapat spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.

- Ada kejelasan target yang hendak dicapai.

- Terdapat pengawasan ketat.

c.         Organisasi Garis dan Staff

Pelimpahan wewenang secara vertikal dari pimpinan ke kepala bagiandibawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu ataupejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat kearsipan, keuangan, ataupun personel. Organisasi ini memiliki ciri:

- Relasi atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung.

- Jumlah karyawan yang relatif  banyak.

- Organisasinya cukup  besar.

- Ada 2 kelompok kerja organisasi sehingga ditekankan. Adanya spesialisasi, yaitu   Personel Lini dan Personel Staff.

d.         Organisasi Fungsional dan Garis

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu dan sebagian lagi dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap, selanjutnya diserahkan kepada kepala bagian. Organisasi ini memiliki ciri:

- Tidak nampak pembedaan tugas pokok dan bantuan.

- Terdapat spesialisasi praktis pada pejabat fungsional.

- Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon.

e.      Organisasi Matrik (Organisasi Manajemen Proyek)

Merupakan organisasi yang penggunaan struktur organisasinya menunjukkan para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian. Dari kegiatan perusahaan dikumpulkan kembali untuk mengerjakan proyek yang harus diselesaikan.

f.          Organisasi Komite

Dalam organisasi ini, tugas kepemimpinan dan tugas lainnya dilaksanakan secara kolektif (bersama) oleh kelompok pejabat, yang merupakan komite/ dewan (board) dengan plurasticmanagement. Organisasi ini terdiri dari Executive Committe (Pimpinan Komite yang anggotanya mempunyai wewenang lini) dan Staff Committe (yang anggotanya hanya mempunyai wewenang staf).

4.        Ketrampilan Manajemen yang Dibutuhkan

Ketrampilan yang dibutuhkan dalam manajemen dibagi atas kategori hubungan, seperti;

o   Hubungan antar Pribadi terdiri dari:

a.    Pemimpin Lambang (Figurehead)

Kepala Simbolis yang diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial.

b.         Pemimpin (Leader)

Pemimpin bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan, bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dan tugas-tugas yang terkait

c.       Penghubung (Liaison)

Penghubung sebaiknya dapat memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang   sendiri yang secara langsung atau tidak langsung dapat memberikan dukungan dan informasi.

Hubungan dengan Informasi terdiri dari:

1)   Pemantau (Monitor)

Pemantau berkewajiban sebagai pusat saraf informasi baik internal dan eksternal yang   berkaitan dengan organisasi.

2)      Penyebar (Dissiminator)

Penyebar berkewajiban untuk meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota-anggota lain dalam organisasi.

3)      Jurubicara (Spokesperson)

Jurubicara berkewajiban untuk meneruskan informasi kepada orang luar mengenai            rencana, kebijakan, tindakan dan hasil yang dicapai oleh organisasi.

Hubungan dengan Pengambilan Keputusan terdiri dari:

·      Wirausaha (Entrepreneur)

Sikap kewirausahaan diperlukan dalam encari kesempatan (celah) dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek- proyek perbaikan” untuk menimbulkan perubahan sehingga dapat meningkatkan organisasi.

·         Pengendali Gangguan (Disturbance Handler)

Dalam mengatur (managing) diperlukan rasa tanggung jawab atas tindakan, yang korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan/ atau berada dalam keadaan genting (urget).

·         Pengalokasi Sumber Daya (Resource Allocator)

Dalam mengatur (managing) diperlukan rasa tanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi yang ada dan dipergunakan, sehingga tidak terjadi manipulasi sumber daya yang tidak bertanggung jawab..

·      Perunding (Negotiator)

Dalam mengatur (managing) juga penting untuk mewakili organisasi pada perundingan-   perundingan utama yang dapat meliputi kerjasama.

5.        Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

Sebab keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi dapat ditinjau dari beberapa faktor, yaitu:

·                Faktor intern: faktor yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Faktor ini          dapat meliputi pemimpin dalam organisasi, pekerja (staf), cara pengaturan dan pengembangan organisasi, dan sebagainya.

·                 Faktor ekstern: faktor yang berasal dari luar yang kerap kali ikut mempengaruhi   keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi.

REFERENSI

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

http://id.wikipedia.org/wiki/Prinsip_manajemen

http://moebsmart.co.cc/sesi-5

http://ocw.gunadarma.ac.id/manajemen-dan-organisasi